Les réunions sont nécessaires au bon déroulement des affaires. Elles sont l’occasion de résoudre des conflits internes, de développer de nouvelles idées intéressantes et d’améliorer la productivité. Pour réaliser une réunion professionnelle réussie, nous avons dressé une liste de recommandations qui seront sûrement d’un grand soutien.
Définir le nombre de participants
La première étape de la préparation d’une réunion professionnelle consiste à définir le nombre de personnes impliquées. De cette façon, vous pourrez obtenir une image plus concrète de la façon dont le flux d’informations sera effectué. Gardez chaque membre à l’esprit pour l’informer à l’avance du déroulement de la réunion.
Larry Page, l’un des fondateurs de Google, recommande qu’il n’y ait pas plus de 10 personnes dans une réunion. Moins les collaborateurs sont convoqués, plus vite les plannings de chacun peuvent être alignés pour leur réalisation.
Choisir un jour et une appropriés
Bien qu’une réunion d’affaires doive avoir lieu lorsqu’une entreprise le juge opportun, le jour et l’heure peuvent avoir une influence positive ou négative. Certaines études indiquent même que le mardi, à 16 h, est le moment idéal pour tenir une réunion. Apparemment, le lundi est le pire jour.
Souvenez-vous simplement de ces réunions que vous avez eu ou organisé le lundi tôt le matin. Comment vous sentiez-vous ? C’était vraiment une période stressante. À éviter pour les membres de votre équipe !
L’emploi du temps joue un rôle très important dans le comportement qu’auront les participants. Si vous déterminez une heure d’entrée ou de sortie, vous risquez de ne pas profiter correctement de la rencontre ou de ne pas pouvoir créer l’ambiance d’enthousiasme que vous souhaitez.
Déterminer les objectifs de la réunion
Pour réussir cette étape, il est important que vous réfléchissiez à ce que vous voulez faire sortir de cette réunion professionnelle :
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- signaler un aspect important de l’entreprise ;
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- recueillir des informations stratégiques ;
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- parvenir à des accords pour certaines prises de décision ;
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- élargir la vision des membres de votre équipe et générer de nouvelles idées.
Quelle que soit l’intention, les objectifs des réunions peuvent être différents. Si vous ne les planifiez pas à l’avance, le message que vous souhaitez faire passer peut arriver dans le mauvais sens ou dévier vers des problèmes non pertinents.
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- Choisir le lieu où se tiendra la réunion
Le lieu où se déroulera la réunion d’affaires joue un rôle fondamental dans la manière dont les deux parties (l’organisateur et les participants) interagissent. Si vous n’avez toujours pas beaucoup d’expérience dans la conduite de ces réunions, il est préférable de miser sur un lieu neutre.
Ne négligez jamais la gravité des problèmes qui se posent. Sur la base des motifs de la réunion d’affaires, vous pourrez choisir le lieu présentant les caractéristiques les plus appropriées pour le bon flux d’informations. Tenez compte du fait qu’une réunion pour donner des rapports mensuels n’est pas la même chose qu’une réunion urgente pour prendre des décisions importantes concernant l’organisation.
Pour les réunions à thématiques un peu plus critiques, un lieu privé tel qu’une salle de conférence est requis, où aucune distraction ou interruption n’est autorisée. Si nécessaire, assurez-vous d’avoir l’équipement nécessaire pour les présentations tels que des écrans, des haut-parleurs, entre autres.
Si, au contraire, la réunion que vous organiserez est davantage axée sur la génération de nouvelles idées, une salle de style classe peut être plus fonctionnelle. Ce type de lieu dispose de tableaux sur lesquels vous pouvez prendre des notes en temps réel. Cela permet d’échanger des informations plus confortablement et de manière interactive.
Si cette rencontre se fait avec un client, alors l’essentiel est de laisser une bonne impression. Ici, vous pouvez opter pour un endroit en dehors du bureau comme un restaurant calme avec Internet. Assurez-vous que c’est un établissement bien situé pour les deux parties. C’est une excellente idée, car l’accès à la nourriture et aux boissons peut rendre la conversation plus agréable.
Si vous démarrez actuellement une entreprise et que vous n’avez toujours pas de salle de réunion disponible pour tenir vos réunions, ne vous inquiétez pas. Il existe aujourd’hui différents services en ligne qui vous proposent la location de salles spécialement conçues pour vos réunions formelles. Vous trouverez sûrement un large éventail d’options qui s’adaptent à vos besoins et possibilités.
Du Coté de la Trinité propose 4 salles pour accueillir les réunions professionnelles. L’établissement est situé dans le 9e arrondissement de Paris, tout près de la gare Saint-Lazare. En plus d’un équipement complet (tableau blanc, matériel de sonorisation et de vidéoprojection), l’espace met à votre disposition des salles climatisées et dotées d’un accès internet haut débit.